Op deze website vindt u veel informatie over DMS. Als u nog niet zo thuis bent in deze materie, kan het u al snel gaan duizelen bij het zien van termen als ‘DMS systeem’, ‘DMS oplossing’ en ‘Cloud-based DMS’. Op deze pagina lichten we daarom voor u veel voorkomende begrippen uit:
CRM staat voor Customer Resource Management; met een CRM systeem kan een organisatie interactie van een bedrijf met huidige en potentiële klanten beheren
Het ERP systeem is de overkoepelende term voor een systeem dat de belangrijkste bedrijfsprocessen binnen uw bedrijf automatiseert en met elkaar integreert. Het ERP systeem wordt ook vaak ERP, ERP software, ERP oplossing of ERP programma genoemd, maar de betekenis ervan is gelijk. Op de pagina Wat is ERP vindt u meer informatie.
Een CRM systeem wordt opgebouwd met modules; iedere module ondersteunt een bepaald onderdeel of afdeling binnen het bedrijf. De koppeling tussen de modules zorgt voor een centrale database die voor iedere werknemer vrij toegankelijk is. Bij de meeste CRM systemen zijn standaard vele honderden modules beschikbaar, zoals Customer Relationship Management, Human Resource Management en Projectmanagement.
Een cloud-based DMS betekent dat het DMS systeem op de server van de leverancier is geïnstalleerd. Door middel van een internetverbinding maakt uw organisatie hier verbinding mee. Het voordeel hiervan is dat de leverancier voor de updates en het onderhoud zorgt. De initiële kosten zijn hierdoor laag, maar daartegenover staan de relatief hoge maandelijkse kosten.
In tegenstelling tot een cloud-based DMS systeem wordt de software bij een on-premise DMS op uw servers geïnstalleerd. Hierdoor liggen de maandelijkse kosten lager, maar daar tegenover staat een hogere investering door bijvoorbeeld een noodzakelijke verbetering van de IT-infrastructuur.
Een hybride DMS – de naam zegt het al – is een combinatie van on-premise en cloud-bases DMS systemen. Doorgaans worden bij deze vorm van DMS software de cruciale bedrijfsprocessen vanaf de eigen servers gerund, terwijl minder cruciale functionaliteiten via de cloud geregeld worden.
Net als bij andere open source programma’s is de broncode van dit DMS systeem openbaar. Omdat deze is vrijgegeven, kan iedereen met deze code werken. Het voordeel hiervan is dat er vele handige add-ons en plugins te downloaden zijn die bepaalde processen kunnen vergemakkelijken en versnellen.
Het tegenovergestelde van een open source DMS is de gesloten DMS software. De broncode is dan afgeschermd.
Een CRM pakket is software waarmee de data en informatie van verschillende afdelingen binnen een organisatie gecentraliseerd en geïntegreerd kan worden. Met een Customer Resource Management (CRM) worden bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Dit draagt bij aan de efficiëntie en kostenverlaging binnen de organisatie. Het juiste CRM pakket selecteren is echter niet gemakkelijk, omdat er vandaag de dag honderden aanbieders zijn. Welk softwarepakket voor uw organisatie geschikt is, hangt dan ook af van diverse factoren.